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人事档案相关问题存疑惑?兴港投资HR为您解答

来源:兴港投资时间:2019-01-21 08:49:38

导语:2017年,兴港投资获批人事档案自主管理资格,成为航空港实验区首家具有人事档案自主管理权的企业。经过一年时间的完善,公司人事档案管理的软硬件设施已全部建成,近期将启动人事档案集中管理工作。

此前,小编曾发布人事档案知识科普帖,并对兴港投资人事档案库房进行探访,不少小伙伴在后台留言,希望将流动在外的人事档案转移至公司。那么,企业集中管理人事档案对员工有什么好处?转接手续如何办理?又有哪些注意事项?兴港投资人力资源部HR一一为您解答。

1.人事档案是什么?为什么会有人事档案?

答:人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动过程中形成并经组织审查或认可的,记述和反映人员经历和德才表现等情况的、以个人为单位的组卷,按照有关规定整理,由组织集中保存的以备查考的文字等形式的历史记录。人事档案是干部档案、工人档案、学生档案、军人档案的总称,是国家档案管理体系的重要组成部分,它是全面地、历史地考察了解和正确使用人才的主要依据。

人事档案产生于人事管理活动,有了对人的管理,就有了对人进行记录和管理的人事档案。

2.人事档案里面包含什么材料?

答:人事档案的内容因个人情况而各不相同,但总体上来讲,反映人事档案内容的材料主要包括以下十个方面: (1)履历材料;(2自传及属于自传性质的材料;(3)鉴定、考核、考察材料;(4)学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料;(5) 政审材料;(6)加入党团材料;(7)奖励材料;(8)违反党纪、政纪、国法等材料;(9)工资材料,干部任免材料,录用、聘干、解聘、辞聘、退休、转业等审批材料,出国、出境、党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会登记表;(10)其他可供组织参考有保存价值的材料。

3.人事档案有什么用?

答:人事档案分门别类地记载着个人的工作情况、学习经历、奖惩情况、党团情况、调动情况等,校园学习、就业升职、办理社保退休、证明亲属关系、政审等都需要用到。

4.如何查阅人事档案?

答:因工作需要,上级有关部门、集团公司、子集团及权限范围内三级企业党组织、人力资源管理部门按照规定程序,可查阅人事档案,其他单位及个人确因工作原因需要查阅的,按照隶属关系或人事关系由上述单位或部门代为查借阅。

5.什么情况下人事档案需要转接?

答:高校毕业生毕业离校或在职员工辞职、调动工作时,通常会办理人事档案转接手续。

6.人事档案如何转递?

答:人事档案传递原则上应通过机要交通传递或派专人取送,调出或辞职人员档案按接收单位要求协助转递。

7.档案管理单位收集人事档案材料的标准是什么?

答:形成和收集人事档案材料是人事档案工作中的起始环节,它的质量好坏直接影响人事档案材料的鉴别、整理工作,也会影响到人事档案作用的发挥。为此,收集人事档案材料必须符合以下四个方面的质量要求:

(1)必须是办理完毕的正式材料。正在办理过程中的材料,不能作为人事档案材料归入档案。

(2)材料的内容要真实完整。

(3)材料手续要完备。形成归档的材料,必须签署时间、单位或个人名称,组织形成的必须加盖公章。

(4)用纸规格、书写规范。人事档案材料,应统一规格办公用纸,不得使用破损纸张。材料不得使用圆珠笔、铅笔,或红色及纯蓝墨水和复写纸书写。文字要清楚,不得圈改、涂抹。左边要留出一定的空位置,便于装订。

8.为什么要进行人事档案整理?

答:第一,整理工作是将杂乱零散的人事档案材料转化为有条理、有系统的人事档案的必经之路。未经整理的档案材料只是构成人事档案的因素,并不能称之为档案。人事档案材料只有经过整理,并转化为工作后,才称得上科学意义上的人事档案。

第二,整理工作是保证人事档案完整与安全的重要手段。档案材料经过整理装订,能够有效地防止和纠正零散材料在查阅和转递过程中的错装、混装等差错;能够有效地避免或防止材料散失;维护人事档案的完整与安全。

第三,整理工作是加强人事档案保管工作的重要基础。未经整理的档案杂乱无章、眉目不清,查阅时不得不将所有材料件件过目,这样既增加了查阅的困难,易出差错,又容易损坏档案材料。

第四,整理工作是方便快捷利用人事档案的重要条件。档案经过整理,可以检查材料收集有无遗漏或重复,检验鉴别工作质量,促进材料的收集归档和鉴别工作。同时,分门别类、排列有序的人事档案可使阅档者有规律可循,从而提高利用效率。

9.我的人事档案材料有缺失,哪些材料需要本人补办?哪些材料是公司可以代为补充的?

答:员工在学校、原单位产生相关材料缺失须由本人补办;员工在现单位期间产生的相关材料由公司进行收集归档。

10.人事档案寄存在原单位、人才中心和现单位有什么区别?

答:人事档案寄存在原单位、人才中心,会造成员工在现单位产生的一些重要材料不能及时归档,影响员工升学、调动、晋升、奖惩、以及评审职称、考取编制、开具证明等事项。

11.我的档案放在公司安全吗?

答:安全。公司目前配备有业内领先的档案管理设备,库房满足国标“十防”要求,且具有科学合理的档案管理制度和流程体系,配有1名专职人员管理,档案管理安全、规范。

12.什么情况下需要调阅人事档案?

答:目前计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案。

13.如因个人需要调用,我的人事档案能否随用随。啃枰?呤裁戳鞒蹋军/strong>

答:个人确因工作原因需查阅档案的,可向其所在单位人力资源管理部门提出申请,由其代为查借阅。

14.如果离职或者退休,存在公司的人事档案将何去何从?

答:退休员工的人事档案仍由原人事档案管理机构继续保管;离职员工应按规定将人事档案转移至新工作单位或人才中心。

集团公司人力资源部将于近期举办专题培训,届时将对重点问题进行更详尽的解答。(文/人力资源部 徐磊 李经纬)